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excel表格的35招必学秘技
来源: 点击数:2530次 更新时间:2020/10/29 16:45:34

excel表格的35招必学秘技

也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用Excel函数实现过上
千次的复杂运算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里
无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题
Excel中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于Excel的别样风情。

一、建立分类下拉列表填充项





3.格式工具栏上的填充颜色右侧的下拉按钮,在随后出现的调色板
中,选中白色。经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而
上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被白色遮盖了)
提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
  
十二、用连字符“&”来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符
&”就能将它搞定(此处假定将BCD列合并到一列中)

1.D列后面插入两个空列(EF),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1

2.再次选中D1单元格,用填充柄将上述公式复制到D列下面的单元格中,B
CD列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列,执行复制操作,然后选中F列,执行编辑选择性粘贴
令,打开选择性粘贴对话框,选中其中的数值选项,按下确定
钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。

4.BCDE列删除,完成合并工作。

提示:完成第12步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除BCD列,
公式会出现错误。故须进行第3步操作,将公式转换为不变的
生成绩条

常有朋友问如何打印成绩条这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法
来实现,这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函
数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1G64单元格区域中,其中第1行为标
题,第2行为学科名称。

1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW()3)=0
″″IF(0MOD?ROW()3(=1sheet1INDEX(sheet1$A$G
INT(((ROW()+4)/3)+1)COLUMN())))

2.再次选中A1单元格,用填充柄将上述公式复制到B1G1单元格中;然后,
再同时选中A1G1单元格区域,用填充柄将上述公式复制到A2G185单元格
中。至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。

3.调整好行高和列宽后,同时选中A1G2单元格区域(1位学生的成绩条区域),
格式工具栏边框右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中
所有框线选项,为选中的区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行
此步及下面的操作)

4.同时选中A1G3单元格区域,点击常用工具栏上的格式刷按钮,然后
按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成绩条添加边框。

打印按钮,即可将成绩条打印出来。

十四、Excel帮你选函数

在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel搜索函数
功能可以帮你缩小范围,挑选出合适的函数。

执行插入函数命令,打开插入函数对话框,在搜索函数下面的方
框中输入要求(计数”),然后单击转到按钮,系统即刻将与计数
关的函数挑选出来,并显示在选择函数下面的列表框中。再结合查看相关的
帮助文件,即可快速确定所需要的函数。

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其它工作表中(Sheet2
Sheet3……)某个单元格的内容,可以利用Excel监视窗口功能来实现。

执行视图工具栏监视窗口命令,打开监视窗口,单击其中的添加
监视按钮,展开添加监视点对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再
单击添加按钮。重复前述操作,添加其它监视点

以后,无论在哪个工作表中,只要打开监视窗口,即可查看所有被监视点单
元格内的数据和相关信息。

十六、为单元格快速画边框

Excel 2002以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Excel
2002对此功能进行了全新的拓展。

单击格式工具栏上边框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选
绘图边框选项,或者执行视图工具栏边框命令,展开边框工具
栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元
格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示:如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的擦除边框按钮,然后在
错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的
边框,可以先按工具栏右侧的线条颜色按钮,在随后弹出的调色板中选中需
要的颜色后,再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

十七、控制特定单元格输入文本的长度

你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文
字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警
告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记年份的单元格中,为了输入的统一和计算的
方便,我们希望年份都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击数据
菜单的有效性选项。在设置卡片有效性条件允许下拉菜单中
选择文本长度。然后在数据下拉菜单中选择等于,且长度
4”。同时,我们再来到出错警告卡片中,将输入无效数据时显示的出错
警告设为停止,并在标题错误信息栏中分别填入输入文本非
!”请输入四位数年份。字样。

很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel就会弹出示
的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确样式的数值后方可继
续录入。神奇吧?其实,在Excel数据有效性判断中,还有许多特殊类型的
数据格式可选,比如文本类型啊,序列大小啊,时间远近啊,如你
有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Excel展示出与众不同
的光彩呢。

十八、成组填充多张表格的固定单元格

我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel
了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。
要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在
多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1
,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联
的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选)。此时,我们看到Excel的标题栏上
的名称出现了工作组字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要
一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,工作组中所有
表格的同一位置都显示出相应内容了。

但是,仅仅同步输入是远远不够的。比如,我们需要将多张表格中相同位置的数
据统一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击
编辑菜单的填充选项,然后在其子菜单中选择至同组工作表。这
时,Excel会弹出填充成组工作表的对话框,在这里我们选择格式
项,点确定后,同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

十九、改变文本的大小写

Excel中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,
而是函数.不要以为Excel中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容
Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

Excel 2002中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:
“=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据格)”,将文
本全部转换成小写;“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成适当的大小写,
如让每个单词的首字母为大写等。例如,我们在一张表格的A1单元格中输入小写
“excel”,然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”,回车后得到的结果将
会是“EXCEL”。同样,如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”,然后我们在
目标单元格中输入“=PROPER(A3)”,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”
了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时
又省事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等
信息。

如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT(源数据格,提
取的字符数)”函数,它表示A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符输入
到此位置。当然,如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取的
字符数)”函数了。还有一种情况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中
间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取武汉两个字时,就只须在
目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A5单元格中提取第4
个字符后的两个字符,也就是第4和第5两个字。

二十一、把基数词转换成序数词

将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定
的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀,但大凡是以“1”
“2”“3”结尾的数字却分别是以“st”“nd”“rd”结尾的。而且,
“11”“12”“13”3个数字又不一样,它们却仍然是以“th”结尾的。
因此,实现起来似乎很复杂。其实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一
个公式,就可轻松转换了。不信,请看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))=
{11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″
st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:
如果数字是以“11”“12”“13”结尾的,则加上“th”后缀;如果第1
原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用
nd”、以“3”结尾使用“rd”如果第12原则都无效,那么就用“th”
因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

二十二、用特殊符号补齐位数

和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的安全填写法
那就是将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其
实,在Excel中也有类似的输入方法,那就是“REPT”函数。它的基本格式是
“=REPT(“特殊符号,填充位数)”

比如,我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位,就只须将公
式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我们要将A3单元格中的数
字从左侧用“#”号填充至16位,就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”
另外,如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充,则需要改为“=REPT(″#
″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你还嫌不够专业,要在
A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就改为:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00
″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能满足你的要求.


二十三、创建文本直方图

除了重复输入之外,“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建
由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单,就是利用特殊符号的智能重复,按
照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。

比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E作为直方图中预算内
月份的显示区,将“G则作为直方图中超预算的显示区。然后根据表
中已有结果“D的数值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体
步骤如下:

E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也
拖动填充柄至G14。我们看到,一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展
现眼前,方便直观,简单明了。

二十四、计算单元格中的总字数

有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字
数。要解决这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外,还要动用
“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”
样,那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:

"=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)
该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”
数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出
空格的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。

二十五、关于欧元的转换

这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式,那
么很可能不能在工具菜单中找到它。不过,我们可以先选择工具菜单中
加载宏,然后在弹出窗口中勾选欧元工具选项,“确定Excel2002
就会自行安装了。

完成后我们再次打开工具菜单,单击欧元转换,一个独立的专门用于欧
元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样,我们
可以通过鼠标设置货币转换的源区域目标区域,然后再选择转换前后
的不同币种即可。所示的就是“100欧元分别转换成欧盟成员国其他货币的比
价一览表。当然,为了使欧元的显示更显专业,我们还可以点击Excel工具栏上
欧元按钮,这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了

 

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